GTD – Get Things Done

GtD – Get Things Done- será la primera entrada sobre productividad; ya que es una de las herramientas más potentes de eficiencia personal que conozco.

Mi entrada al GtD fue muy tarde. Una pena: GtD es una de esas cosas que me hubiese gustado que me explicaran a los 14 años; y he terminado aprendiendo bien pasados los 30.

Al principio de mi andadura como autónomo, decidí que iba a emplear un porcentaje de mi tiempo en mejorar mis habilidades: lo que comúnmente se denomina “afilar el hacha”. Quería huir de los “libros de caballería” -es decir, los de autoayuda-, que en base a una frase ingeniosa o graciosa te escriben trescientas páginas. El único salvable de los libros de autoayuda es el excelente “Yo me he llevado tu queso” de Darrel Bristow Bovey -ojo, no confundir con el “Quién se ha llevado mi queso”, libro de muy inferior calidad. Entre el osmósix, el huevo interior, y el gurú de la montaña, la verdad es que uno se lo pasa muy bien. No me reía tanto desde el “Manual top secret de gestión empresarial de dogbert”.

Volviendo a la productividad, encontré una ingente cantidad de blogs de “productivity p0rn” -básicamente, la versión yuppie de los libros de caballería-. Sin embargo, había unos pocos blog serios, que hablaban del GtD. GtD para acá, GtD para allá. Se referían a esto del “Get Things Done” y del GtD como si fuera la biblia. El GtD parecía escrito por un tal David Allen.

Curiosidad de las curiosidades, el libro terminó cayendo en una de mis compras masivas a Amazon; no muy convencido, y no sabiendo si iba a encontrar un manual de chorradas o simple basura; pero siempre que pido un lote, meto algún “incierto”; y me he llevado alguna buena sorpresa. Y la verdad es que no es que me haya impresionado: es que desde hace casi tres años es mi metodología de vida.

La primera lectura del libro es demoledora: verdades como puños. Algunas, ya tenía conocimiento intuitivo de ellas: lo que me funcionaba de productividad se parecía a algunas de las cosas del método. Otras, después de leerlas, se me quedaba cara de imbécil: como no se me había ocurrido a mi antes. La segunda, lo seguí y lo implanté paso a paso. Y hasta hoy.

Para que os hagáis una idea de la importancia que ha tenido para mí: el libro lo he leído ya cuatro veces; dos el primer verano de ser autónomo, y otras dos desde entonces. Si queréis un único libro de productividad, es este. Si queréis seis buenos libros de productividad, comprad este, y ahorrad el dinero de los otros cinco.

Lo que voy a dar a partir de ahora es mi interpretación personal del libro. Aunque recomiendo su lectura; ya que hay mucha más chicha de la que puedo poner en un post de un blog.

La base del GtD es que nuestra mente es monotarea. Está pensada para perseguir al bicho, y cazarlo; o para correr para que el bicho no te cace. Partiendo de eso, la realidad humana moderna es mucho más compleja: tenemos decenas de responsabilidades en el trabajo, decenas de responsabilidades en la casa, decenas de responsabilidades con los amigos… el concepto de “responsabilidad” no es necesariamente negativo: una “responsabilidad” puede ser quedar para cenar con un amigo que no ves hace mucho tiempo, y que estás deseando ver.

El problema con las “responsabilidades” no es que sean negativas, sino que generan lo que David llama un “circuito abierto” -open loop-. Quizás podamos traducirlo mejor por “cabo suelto”; porque es lo que realmente significa en inglés. Corresponde con un compromiso que hemos tomado con nosotros mismos, pero que aún no hemos cerrado, y lo tenemos dando vueltas en el cerebro hasta que lo terminemos, y lo podamos olvidar. A nivel consciente estamos tomando decisiones de hacer cosas constantemente; esto deja “cabos sueltos” a nivel incosciente, que hacen que no estemos en lo que realmente estamos: nuestra capacidad de cómputo es muy limitada, y estos circuitos abiertos, que no funcionan, la desperdician. Nos distraen, y evitan que estemos en lo que tenemos que estar.

Lo que David propone es un sistema para procesar los compromisos y los proyectos; de tal forma que tenemos la comodidad y la tranquilidad de que no nos hemos dejado ningún cabo suelto pendiente. La tranquilidad de que no olvidas nada, y que tienes en tu mente solo lo que tienes que tener.

El problema de los sistemas que residen en la mente es que la mente no está clara. Por ello, en GtD se hace uso extenso del papel y del bolígrafo.

GtD propone que trabajemos con:

  • Un único punto de entrada de las responsabilidades. Creado artificialmente, concentramos en él todo lo que “entra” en nuestras vidas: Todo el correo físico, todo el correo electrónico que debe ser procesado, todos los trabajos, hasta las paridas que se me ocurren y que quiero desarrollar la mente van al punto de entrada: el INBOX. En mi caso, una caja física. Cualquier cosa que se te ocurra, por estúpida que sea, o cualquier entrada de información va al INBOX.
  • Un único proceso de gestión de responsabilidades, del que hablaremos más adelante.
  • Un único punto de salida de responsabilidades. Una carpeta, el OUTBOX, donde empleados y colaboradores tomarán lo que necesitan de ti.
  • Un único archivo de información de larga duración. En carpetas de cartón, en la que cada carpeta tiene un único tema. Las carpetas, nombradas mediante etiquetadora.
  • Un único archivo de acciones futuras. En carpetas colgantes, con una carpeta por mes -12 carpetas-, y una carpeta por día. Todas las noches cojo la carpeta del día siguiente, la vacío en el INBOX, y pongo la carpeta ya vacía al final de las carpetas del mes siguiente. Gracias a ello, con 43 carpetas cubres el año completo.
  • Una única referencia escrita de objetivos, proyectos, tareas accionables, tareas en espera y algún día/quizá.

La mecánica del proceso de gestión de responsabilidades es muy simple:

  • Tomas el primer elemento del INBOX -sin priorizar-, y analizas si requiere una acción o no.
  • Si no requiere una acción porque es información pura, al archivo de referencia; si es de un tema no archivado, carpeta nueva. Por ejemplo, si es un artículo interesante que he encontrado, que ya he leído y no lo quiero tirar, va a la carpeta adecuada.
  • Si no requiere acción ahora, pero requerirá acción futura, abro el archivo de acciones futuras, decido cuando tengo que procesarlo, y lo pongo en la carpeta correspondiente. Por ejemplo, si me llega una reunión de trabajo para un día, preparo todo el material de la reunión y la meto en la carpeta del día de la reunión. Si se trata de un evento al que no se si asistiré o no, pongo la información del evento en la carpeta de la fecha en la que debería tomar la decisión.
  • Si no tiene una fecha fija, ni urge, ni pasa nada porque se postergue eones porque no está vinculado a ningún proyecto, se pasa a la carpeta de incubación.
  • Si requiere acción ahora, decidimos si se puede cerrar en dos minutos o menos. Si se puede atender en dos minutos o menos, cierras el cabo suelto. Ahora. Sin priorizar otras cosas. Sin procastinar. Si no se puede cerrar en dos minutos o menos, decide si es tu tarea o no. Si es tarea de otro, va al OUTBOX, y anotas qué tarea has delegado, y en quien; y en la lista de “en espera” si esperas algún tipo de realimentación o respuesta. Si es tu tarea, anótalo en lista de acciones próximas.
  • Finalmente, a lista de acciones próximas indica un listado de las cosas que hay que hacer. Como se priorice es algo que no entra en el GtD.

Una parte muy importante del GtD son las revisiones, semanales y mensuales. Para mí se han convertido en una parte muy importante de mi vida, ya que me permiten reenfocarlas. Las revisiones son tan importantes que dedicaré a ellas una entrada completa a mi blog.

¿Como yo implemento GtD? En primer lugar, vemos en la imagen mi almacén de información:

carpetas gtd

La etiquetadora que uso es esta:

etiquetadora para gtd

Este es mi archivo de 43 carpetas:

43 carpetas gtd

De arriba a abajo, mi inbox, almacén de hojas de organización -ya hablaré de ello-, tablas y referencias, outbox, outbox específico de contabilidad, hojas en blanco, y hojas de borrador:

inbox gtd

Personalmente implemento el GtD tal y como propone David Allen; la única diferencia es que empleo la técnica del loci romano de mnemotécnica para tener un “inbox de viaje”; en el que meto las cosas que tengo que poner en el inbox y no puedo poner porque estoy charlando con un cliente, un amigo, o se me ha ocurrido una idea mientras que conduzco el coche. En la técnica de los loci, te imaginas una ruta muy conocida, y vas poniendo cosas pertinentes a lo que tienes que recordar en la ruta. Eso te permite no olvidar elementos, ya que las cosas te las imaginas en puntos fijos y concretos. Nada más llegar a casa, vacío la lista generada por el loci en el inbox, automáticamente, y sin excepciones. No proceso el loci, sino el inbox generado. El camino del loci, por lo tanto, no lo empleo como un inbox alternativo, sino como un pre-inbox para volcar cuando no estoy en la oficina. Como lo tengo mecanizado, no me supone ya dejar cabos sueltos.

Además, empleo un armarito como “caché de salida”. Siempre que proceso algo del inbox que me obliga a llevar encima algo la próxima vez que salga -por ejemplo, un libro que tengo que prestar a alguien- lo dejo en el armarito. Siempre que salgo de casa, reviso el armarito.

Mi algoritmo de planificación de tareas, por otro lado, parte de que tengo clasificadas las próximas tareas por ubicación física. Para todas las tareas salvo @CENTRO -grupo de tareas vinculadas a ir a Málaga ciudad-, el algoritmo que empleo es el SJF; el trabajo más corto primero. La razón es que, como mis alumnos de sistemas operativos ya saben -por la cuenta que les trae- que si el estimador de tiempos de trabajo es bueno, es el algoritmo que permite procesar más trabajos por unidad de tiempo. Además, asegura que minimizo el número de tareas a medio terminar. Es importante destacar que no dejo que ninguna tarea planificada tenga más de cuatro horas -si la tiene, la parto en dos-, que estimo las tareas por cuantos de una hora, y que ante tareas de misma duración, tomo la más antigua.

En @CENTRO -la notación la comentaré en otra entrada al blog- trazo una ruta circular mental entre el aparcamiento y todas las tareas, y las hago del tirón -cuando voy al centro, me paso la mañana entera-. Esto me permite minimizar el tiempo perdido en viajes.

Finalmente, para terminar este primer artículo sobre GtD, quiero destacar dos hechos:

Este sistema no sirve para nada si no lo llevamos a rajatabla. Si creamos excepciones, es inútil. Debemos ser rigurosos si queremos que sirva para algo. Debemos poder confiar ciegamente en nuestro sistemas; y estar seguros de que si el inbox está vacío, es que todo lo que tenemos que hacer y de lo que debemos preocuparnos está en la lista de próximas tareas. La confianza en nuestro sistema es clave.

El segundo hecho que quiero destacar es sobre determinados prejuicios. Mucha gente piensa que este tipo de metodologías supone llevar una vida estructurada y encorsetada, y no tener creatividad ni llegar a relajarte; y que es incómodo.

Señores, no pueden estar más equivocados. Eso no va de que un método diga como tienes que llevar tu vida; sino que tienes una estructura que te permite centrarte en lo realmente importante. Hablando claro: no puedes conquistar el mundo si pierdes el tiempo buscando donde demonios has puesto las llaves.

Gracias a que sigo este sistema, vivo tranquilo de que no se me olvida nada, y que no hay cabos sueltos. No solo tranquilo conscientemente -la mayor parte de los adultos lo están-, sino incoscientemente. Gracias a que mi mente no está con las minucias de las tresmil cosas que tengo que hacer durante el próximo año porque me he comprometido voluntaria y conscientemente a ellas, llevo una vida relajada; disfruto de mi ocio como nunca lo he hecho; no se me ha pasado la fecha de nada que requiera mi acción. No tener la mente en chorradas ni en cosas que no sean transcendentes en el momento actual me permite tener la mente en lo que hago ahora. Es tener una mente zen no porque has alcanzado la iluminación, sino porque has domado el caos. Puedes centrar tu mente en inventar cosas; de hecho, ahora soy más creativo de lo que he sido en toda mi vida adulta. Puedo plantear soluciones de pensamiento lateral a problemas míos y de mis clientes extremadamente complejos. El pensamiento lateral es enemigo de tener el incosciente peleando con cientos de cabos sueltos. Puedo llevar muchas cosas al mismo tiempo, llevarlas bien, y poder aún así tomar decisiones rápidas, a salto de mata, sin meter la pata. Y cuando estoy de ocio, puedo tomar la decisión cosciente de disfrutarlo, de estar en el momento; y que en mi ocio no tenga la mente vagando en lo que debería estar haciendo.

La organización personal es como un arte marcial: primero aprendes la forma. Y cuando la aprendes, pasa a formar parte de ti, ya no es un esfuerzo, es transparente, es algo que sale solo transciendes la forma.

La serie no ha terminado aún: faltan tres conceptos más sobre los que orbita mi productividad. Pero los veremos en posteriores artículos.

Tags:gtd, get things done,productividad

13 pensamientos en “GTD – Get Things Done

  1. Hola David!
    Estaba esperando y deseando que publicaras algo sobre GtD. Había escuchado algo sobre este método, pero no terminaba de encajarme, o más bien, yo de mentalizarme; es una lectura que tengo pendiente, a ver si saco tiempo. :)

  2. Impresionante tu revisión. Yo llevo implementandolo unas semanas, y todavía me queda mcuho trabajo por hacer, especialemente con los archivos y materiales de referencia. Se me hace más dificil sobre todo por tener que hacerlo tanto en casa como en la oficina.

    Una cosa, GTD no propone un solo INBOX, no? Con tal que estén definidos y claros, puedes usar varios (yo uso la bandeja de entrada del correo, y dos bandejas, una en la oficina, y otra en casa)

  3. @Joserra:

    Gracias por tus palabras.

    El correo electrónico es un problema para mí, por el volumen de correo que recibo al día.

    Mi política de correo es:

    Reviso el correo cada dos horas si estoy en la oficina. Si estoy fuera, lo reviso una vez al día. Realmente el correo es la forma más eficiente de localizarme.
    Spamassasin con umbral 0. Es brutal, lo se. Pero es lo que me ha funcionado. Meto las tarjetas de presentación que me dan en la “white list”.
    El spam lo reviso una vez a la semana. Viendo solo cabeceras, borro todo correo cuyo remitente o cuyo tema suena raro.

    El pine, el programa que utilizo, tiene un interfaz muy particular, que me permite limpiar grandes volúmenes de correo mientras que los voy procesando, así como hacer toda la operativa de teclado, sin tocar ratón. Si fuesen tres mensajes al día, no sería importante; pero siendo varios miles, es clave ser eficiente separando el grano de la paja.

    El objeto de esto, a priori, es reducir el tiempo de correo a una cantidad razonable.

    Respecto a la política de atención al correo:

    Los correos los leo una vez, y solo una vez. (pine salta al último correo no leído)
    Los mensajes de contestación rápida -menos de dos minutos-, los contesto al momento.
    Si un mensaje requiere una contestación más pausada o entretenida, le doy a responder, y a guardar borrador.
    Una vez que la cola de entrantes está vacía, he terminado de “procesar” el correo.
    Para los mensajes más pausados, hago una entrada en la lista de tareas por mensaje. Lo normal es que estos mensajes pausados impliquen en sí una tarea: emitir una factura, mandar un presupuesto, mandar un informe… por lo que se trata de una tarea en sí. Excepción de los correos de Pietro, que suelen necesitar su tiempo para responder, y no están vinculados a proyecto. ;-)

    En cierto modo, proceso el correo entrante como un inbox.

    Esto es lo que hago, y a mi me funciona.

  4. Yo hago algo parecido. Uso GMail, y rememberthemilk, lo que voy haciendo es igual que tu la regla de los dos minutos al procesar el Inbox. Si es de más de dos minutos, paso la tarea a AccionesSiguientes en rememberthemilk (hay un plugin para el firefox), asociando ya la tarea siguiente que se desprenda del correo y lo archivo. Si es para guardar, le pongo las etiquetas adecuadas, y lo Archivo.
    Desde que en el Inbox la mayor parte del tiempo está vacio, he ganado una paz de espíritu increible :)

    Yo de todas maneras estoy lejos de llegar a tu % de implementacion del método (que por lo que sospecho es del 110% :)

    Veo que usas mucho papel y boli, ¿te has planteado alguna vez alguna herramienta electrónica?

  5. Ese libro lo he empezado hace un par de semanas, de momento está en fase de lectura y asimilación. De todas formas el único inconveniente que le veo es la gran montaña inicial que hay que superar para poder implementar de forma realista y práctica el método.

    Como bien dices, es algo que tendría que ser explicado cunado se tienen 14 años y no pasados los treinta. Ahora la cantidad de defectos y malos hábitos es tan grande que para poder implementar lo que ese buen hombre dice hay que cambiar gran parte del modus operandi diario.

    De todas formas hay que empezar si o si, tarde mejor que nunca.

    Por cierto,
    ¿Mis correos no están vinculados a proyecto? :(

    Siempre aprecio el tiempo que te tomas respondiendolos. Espero que también te sirvan a ti y no solo a mi.

    Confieso. No lo sabes pero estoy poco a poco haciendote hacer el camino hacia la iluminación jejeje.

  6. Ya tambien empecé a leer el libro hace poco y he sabido de su existencia justo a tiempo (gracias David) ya que entre otras cosas estaba a punto de comenzar con la limpieza/archivado de lo que he estado acomulando durante años.
    Aunque no estoy siguiendolo al pie de la letra, al menos por el momento, estoy implementandolo poco a poco, por el momento estoy con el archivado del material de consulta, aun no he empezado con la documentación más antigua y ya tengo casi 70 carpetas usadas.
    Las carpetas colgantes con los días y meses tambien las tengo y algunas ya tienen algo dentro en espera de que llege la fecha en que lo tenga que tratar.

    Lo estoy haciendo de forma progresiva ya que en este momento no puedo dedicar varios días en exclusiva a implementar el metodo, así tambien voy cambiando poco a poco mi anterior modo de organizarme, no se si esta es una buena forma de hacerlo, pero de momento es la unica que me puedo plantear.

  7. Yo voy a empezar a hacer cosas de este post, porque si no me organizo como Dios manda este año en la Fundación va a ser tirado. Pero voy a intentar localizar el libro porque sospecho que, con lo caos que yo soy, voy a necesitar algo más que una entrada de blog para enterarme de todo. xD

  8. Pingback: Gestionando el conocimiento

  9. Me pasa algo parecido a Pepe; estoy a punto de comenzar una nueva etapa; tesis doctoral, mi gran limpieza del estudio de casa… Y lo tomo como un punto de partida para una “nueva era” (higiene mental y esas cosas). Pero mi comentario es para preguntaros a los que ya lo empleáis si me merecería la pena aplicarlo en mi caso; no soy una ejecutiva, pero hasta ahora tenía dos trabajos y digamos que por motivos de maternidad reciente las tareas de mi segundo trabajo han sido aparcadas temporalmente, sin embargo la actividad es ahora igualmente alta -trabajo,familia,casa y ocio del que ahora apenas disfruto-. Y otra cosa: ¿se necesita tanto espacio físico? ¿Cómo cuánto?GRACIAS!!!

  10. Llegue a este blog buscando informacion sobre Cluster de alto rendimiento, despues de ser derivado por wikipedia a un muy entretenido video sobre openmosix. Anoche entre nuevamente para buscar un articulo que no habia agendado y encontre el que hablaba sobre organizacion de tiempo. Realmente me parecio muy bueno y voy a comprar el libro, aparte de leer todos los articulos de la serie.
    Saludos desde el otro lado del charco

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